基于 FOLIO 平台的图书馆馆藏资源管理
2024年04期【本期推荐】
作者：许磊
本文选自：许磊.基于FOLIO平台的图书馆馆藏资源管理[J/OL].图书馆.https://link.cnki.net/urlid/43.1031.G2.20240208.2122.010
基于FOLIO平台的图书馆馆藏资源管理
【摘要】“十四五”以来，智慧图书馆建设逐渐进入高质量建设深水区。新一代图书馆服务平台是智慧图书馆建设的重要抓手。上海图书馆云瀚平台是FOLIO的中国化。云瀚以“平台+应用”的模式为系统开发提供了足够的灵活性和可扩展性。FOLIO馆藏管理系统就是云瀚平台的首个应用模块。上海图书馆在前期用户需求调研基础上，利用云瀚平台的业务和技术底座，并复用FOLIO社区的LSP基座模块，扩展开发了3个基础Apps（详编、简编、数据导入）和5个业务Apps（验收、出入库、移库、清点、剔旧）。初步实现了上海图书馆纸质馆藏资源的全流程管理。
1 引 言
国内智慧图书馆建设自2010年被正式提出[1]至今已取得诸多成果[2]。公共图书馆智慧化建设也已成为国家发展规划，“十四五”提出要积极发展智慧图书馆，《关于推进实施国家文化数字化战略的意见》进一步明确了建设任务。虽然对智慧图书馆的组成要素、技术架构等各学者还莫衷一是[3–8]，但无疑，随着国家战略的明确，智慧图书馆建设需要从起步发展阶段[9]进入到高质量建设深水区。在国家图书馆提出的全国智慧图书馆体系建设中，智慧图书馆管理系统是整个体系的“大脑中枢”[10]。而传统的图书馆集成管理系统（IntegratedLibrarySystems，ILS）已不再能够支撑图书馆的智慧化建设。新一代的图书馆管理系统，即图书馆服务平台（LibraryServicePlatform，LSP）将成为智慧图书馆建设的一个重要抓手。图书馆管理系统的智慧化升级不能仅仅是一个软件的选择，国内还是国外，商业还是开源，更需要革新图书馆的技术生态，真正把图书馆从孤立封闭系统中解放出来。
一方面，以技术驱动的图书馆智慧化建设不是单靠某一图书馆能独立实现的，需要多方参与，优势互补，合作完成[11]。另一方面，在充满了不确定性的“乌卡”时代，图书馆也需要更大的自主权，以互操作性和开放架构为终极目标构建开放的图书馆服务平台，以足够的韧性应对挑战[12]。而这也正是FOLIO（TheFutureofLibraryIsOpen）的愿景：图书馆的未来是开放的。
FOLIO首先是一个社区，旨在为图书馆、系统商、数据商等利益相关方提供交流合作平台；其次，FOLIO也是一个持续迭代的图书馆服务平台，任何开发人员、机构都可以免费使用发布在该平台的开源代码。自2019年紫菀花（Aster）版本发布以来，FOLIO已成为图书馆系统市场上的不容忽视的新势力[13]。上海图书馆（简称“上图”）牵头组建的云瀚联盟正是FOLIO中国化的产物。在继承FOLIO“开放共享、协作共赢”的理念基础上，云瀚也对其平台功能和社区运作模式进行了本土化改造[14]。云瀚的“平台+应用”模式确保了足够的灵活性和扩展性，图书馆可以根据自身情况选择适合的部署策略。本文既是对上图云瀚平台首个上线模块——FOLIO馆藏管理系统，从调研、设计与开发全过程的回顾与总结。
2 现状与需求
2.1综述与现状
“十四五”以来，图书馆智慧化建设已成为行业共识[15]。国内一些图书馆也探索出了符合现状与需求的智慧化建设方案与模式[16]。利用新一代信息技术重组业务流程，通过智慧采编、智能书库、智慧流通以及无感借阅等方式来提升图书馆业务效能已成为一个重要的发展方向[17]。当前，上海图书馆正在探索建设一个大阅读时代的智慧复合型图书馆，一个从建筑、服务、业务和管理全面实现智慧化运行的图书馆[18]。公共图书馆的业务智慧化，需要优先推进核心业务和业务核心环节的智慧化，其中就含馆藏管理。图书馆馆藏管理包括了馆藏发展及关于馆藏资源的选择和采集、剔旧和更新、维护和保存等一系列工作[19]。基于上海图书馆业务现状，本文讨论的馆藏管理限定为纸质文献作为馆藏文献资产从验收入藏到剔旧处置的全生命周期管理，包括了验收、出入库、移库、调拨、清点、剔旧、馆藏分析与维护等。
图书馆馆藏文献的精准化管理一直是一个痛点。20世纪90年代开始，自动化系统开始广泛应用于国内图书馆的服务与业务，条形码在定位、检索、管理等方面起到了重要作用[20]。尽管条形码技术相对较旧，但因其准确、可靠、经济而沿用至今，并成为图书馆文献服务与管理的基础设施。21世纪初，RFID的引入则将图书馆馆藏管理带入了自助时代。RFID因其非接触、高效、可编程等技术优势，无论是传统的借还、安防、典藏[21]，还是RFID智慧化建设[22]、盘点机器人[23]、自助图书馆[24]、智能仓储[25]等方面都展现出巨大的优势。但受限于馆舍、成本、技术和管理等因素[26]，上海图书馆只在开架馆藏管理中应用了RFID，馆藏占比更多的基藏书库和保存本书库依旧使用条形码。
上海图书馆作为一个大型的研究型公共图书馆，以开架借阅空间、闭架基藏书库、闭架保存本书库、外围仓库的四级典藏空间，管理各类型纸质文献资源超过5000万件册。针对不同文献类型与服务方式，有5个业务中心的多个部门进行具体的管理工作。以2023年上半年为例，采编中心、读者服务中心、典藏中心、专业服务中心、历史文献中心、阅读推广中心对图书、手稿、家谱、报刊合订本、音视频等各类型文献验收约23万册，剔旧约10.6万册，移库约5.1万册，非流通出入库约0.6万册。另外，上海图书馆还作为上海市中心图书馆总馆，以HORIZON系统为核心构建全市统一的技术服务平台，支持总分馆的公共查询、流通、采访、编目等业务，实现“一城一网一卡一系统”[27]。面对如此复杂的业务环境，在“四位一体”的智慧图书馆建设中，馆藏管理的业务智慧化成为了当务之急[18]。
黄薇等介绍了北京师范大学图书馆利用Alma服务平台的在架报告功能进行文献清点工作，解决书目数据错误和实体图书错架等影响读者使用的问题[28]。邵波、单轸等深入论述了在下一代图书馆服务平台实施中馆藏建设与管理等业务重构的价值、梗阻与优化[29-30]。陆亚红等人利用RFID和其他新兴技术设计了新一代智能馆藏管理系统[31]。储节旺,李佳轩探讨了区块链、数字孪生、人工智能等元宇宙相关技术在全智慧图书馆模式下馆藏管理新的可能性，如非同质化代币为馆藏资源提供标识和价值锚定，多模态馆藏资源智慧排列等[32]。王凤英等人则更加全面梳理智慧书库发展策略，借助人工智能、大数据、物联网等新型基础设施，在书库的环境感知、巡检、服务、典藏、空间等实现全面的自动化与智慧化[33]。“十四五”期间，上海图书馆将大力推进FOLIO落地服务，逐步完善和替代现有平台的功能服务，在2035年全面实现设备自动化、管理智能化、服务智慧化。这些针对馆藏管理智慧化建设的讨论无疑具有重要参考价值。
FOLIO的模块化设计为图书馆的本地化扩展提供了足够的灵活性[34]FOLIOwasconceivednotasanILS（IntegratedLibrarySystem）。CALIS在2018年11月发布了基于FOLIO二次开发的下一代图书馆服务平台CLSP（CALISNewGenerationLibraryServicePlatform）[35]。2018年5月，深圳大学图书馆新一代图书馆服务平台实现与FOLIO平台对接[36]，后以FOLIO的完整建模流程开发了选座日志App[37]。国内外图书馆也以FOLIO平台或开发或集成了各具特色功能的Apps[38-42]。在推进上海图书馆东馆信息化建设中，上图采用云瀚“平台+应用”解决方案，规划建设包括全预约、网借、空间管理、信息加工、文献管理、数据中台、AI中台等一系列应用，并于2020年和2021年先后上线“FOLIO馆藏管理系统”和“FOLIO流通系统”[13]。
2.2调研与需求
2016年8月，上海图书馆成立典藏中心，负责馆所纸质文献、数字资源、多媒体资源等典藏文献的长期保存、保护与保障。根据计划，典藏中心在成立初期的重点工作有：①推进文献资源清点核查。做到账实相符，有书有目，有目有书等；②加强典藏资源流程监管。重视馆藏资源全生命周期的监控与管理，加强对馆藏验收、剔旧、调拨、捐赠等操作流程的过程监管。科学制定捐赠资源的接收、编目、入藏等环节的规章制度等；③开发馆藏资源管理系统。实现馆藏文献全流程管理。同时注重与现有编目系统、流通系统、资产管理系统的分类定位与整合衔接。
2018年，为配合上海图书馆东馆的信息化建设，上海图书馆进行了“下一代图书馆系统和资源中心各业务部门调研”。借此，典藏中心全面梳理了中心的文献与数据资源，业务范畴、流程与协作，以及系统功能与交互等基本情况。2019年4月，上图正式启动“FOLIO馆藏管理系统项目”。为确保新系统更加贴合业务流程解决业务痛点，典藏中心在2018年馆所信息化调研的基础上，进行了为期3个月的“典藏中心FOLIO系统需求调研”。调研步骤包括：调研计划制定；问卷表设计；问卷表分发与填写；问卷表回收与整理；实地访谈调研；调研结果汇总分析。
2019年3月，典藏中心既制定“典藏中心业务流程调研计划”。调研内容包括：职能概况；资源状况；业务流程（文献流与数据流）；现有系统功能与存在问题；新系统功能需求等。根据调研内容设计了《业务流程调研表（领导版）》和《业务流程调研表（职员版）》。《业务流程调查表（领导版）》是专为部门主管设计的调查工具，旨在全面了解部门业务流程，并掌握部门对新系统功能的紧迫性和前瞻性需求。调研内容包括：部门岗位工作穷举、部门管理文献类型穷举、部门使用系统穷举、部门对接的上下游岗位/部门穷举、部门接收操作管理的报表文档数据穷举、现有系统功能及缺陷、现有业务的制约与改进、对新系统的功能需求。《业务流程调研表（职员版）》则是针对一线业务岗位员工的调研内容，包括岗位的具体职责、工作内容、管理的资源、使用的系统与功能、操作步骤、对接的上下游部门/岗位等等，更具体可见附录1。
调研对象要求业务组长参与调研。同一个岗位有多人承担时，新老员工各自抽样参与调研。典藏中心核心职能岗位，应由多人参与调研。参与调研的员工需独立填写，不得相互参考，但可以与未参与调研的员工讨论并征集他们的意见。中心最终向23位员工发放问卷调研表。在回收问卷之后，再针对具体问题与使用情景进行实地访谈调研。
根据问卷内容整理，典藏中心业务工作类别主要有：①入库验收。对新购书刊、视听资料、专利公报、手稿、家谱，以及阅览室下架书刊、作废标准，捐赠资料等验收后入库上架。上游部门包括采编中心、历史文献中心、读者服务中心、专业服务中心。②书库管理。主要包括文献出入库、移库、盘点、捐赠文献管理等。③服务保障。包括了参考借阅、汽车图书馆、网上委托借书、馆藏数字化、馆藏文献分析、馆藏流通分析等。④文献保护。主要有书库温湿度环境监测、文献防虫防蛀、书库消毒杀菌等。⑤文献清点。对已编历史文献的书、目清点，未编文献的除尘清点上架与简易目录编制。
使用的业务系统包括：HORIZON系统及其脚本程序，馆内和外围索书系统，古籍借阅系统，报刊装订系统，温湿度监控系统等。
业务流程与系统存在的主要问题有：①文献交接。跨中心/部门的文献交接，无系统记录，交接明细与权责不清。②书库管理。基藏书库、外围书库、汽车图书馆、古籍书库等文献出入库功能相互分割，无统一或协调性的平台进行管理。部分历史文献、专利公报无有效的书目数据与系统支撑，文献的典藏、流通尚处于手工处理阶段。③数据交互。HORZION系统、报刊装订系统、办公自动化系统之间无有效的数据交互，导致各系统之间的数据不一致，系统功能无法充分利用。跨部门的数据流通不畅，典藏中心与历史文献中心、信息处理中心都无有效的数据流通渠道。④数据利用。HORZION等现有系统无法支持移库、剔旧等书库管理工作中按需灵活生成数据清单，也无法有效地进行多维度的数据统计。
新业务系统功能的整理：①支持不同来源不同格式的数据接入，并支持不同类型文献的统一元数据管理。②支持文献出入库、移库、剔旧等业务管理工作的操作记录；③支持跨部门文献交接操作记录与清单比对；④支持书目、馆藏、业务等数据的多维度统计与分析。
经调研与整理总结后，典藏中心梳理了如图1所示的上海图书馆馆藏管理全流程。同时将收集的反馈内容整理成2类，一类是现有系统与业务流程优化。此类反馈，中心将意见反馈给相关责任人，讨论协商解决方案。另一类，就是新系统的功能需求，最终整理为《FOLIO馆藏管理系统功能需求与描述》。
3 设计与功能
3.1系统设计：架构
FOLIO采用微服务架构，每个服务即是一个模块，专注于执行特定的业务功能。每个模块都可以独立地进行开发、测试、部署和维护。这种模块化的设计使得FOLIO系统更加灵活和可扩展，允许用户根据需求选择和定制不同的功能组件。如果需要增加新的功能，可以通过开发新的模块并与现有模块进行交互，而不必修改整个系统。FOLIO模块包括前端和后端两种模块[34]FOLIOwasconceivednotasanILS(IntegratedLibrarySystem。FOLIO前端模块，即UI模块，是基于React.js构建的交互式、快速响应的“单页应用”（SinglePageApplication,SPA），并支持组件化的开发模式，使得开发更具可维护性和可复用性。后端模块分为三种类型：OKAPI、业务逻辑模块和存储模块。业务逻辑模块负责实现业务处理逻辑，而存储模块提供数据持久化。OKAPI则是FOLIO平台的核心，负责API网关、服务注册、安全/访问控制、租户管理和依赖管理等功能[43]。OKAPI充当了前端应用程序与后端微服务之间的桥梁，提供统一的访问接口和管理机制，使得各个模块能够被动态添加、删除与协作，实现系统的模块化和分布式架构。一个完整的FOLIOApp一般就是由UI模块，后端业务模块和存储模块组成。实际构建时，一个前端模块可以调用多个后端模块共同完成某项功能。
FOLIO LSP基座是图书馆服务平台的基础模块集合，包括用户管理、流通、典藏、采访等，可以满足图书馆的基础运营。FOLIO馆藏管理系统即是利用FOLIO社区的StripesUI和RMB（Raml-Module-Builder）开发框架在FOLIO基座之上进行的扩展，复用的基座模块主要有：mod_users，mod_login，mod_permissions，mod_configuration，mod_inventory_storage 等。扩 展 模 块 包 括：shlibrary_mod_shl_acceptance， shlibrary_mod_shl_data_import，shlibrary_mod_shl_inventory，shlibrary_mod shlloan，shlibrary_mod_shl_source_record_manager，shlibrary_mod_shl_weeding 等。系统架构如图 2 所示。
3.2系统设计：详编App
FOLIO馆藏管理系统建设目标是对上图实体资源作为馆藏资产全生命周期的精确管理。一方面，馆藏资源类型众多，包括了现代书刊、手稿、家谱、碑帖、古籍、档案、民国文献、老唱片、老照片、年画等特藏资源，以及大量的未编文献、作废标准等。另一方面，上海图书馆是上海市中心图书馆总馆，依托HORIZON构建了统一的技术服务平台和书目数据库[44]。FOLIO基座中的典藏App（Inventory App）将承担起HORZION统一书目数据库的责任，是全市图书馆联盟纸质资源管理的基础，特别是“一卡通”的通借通还业务。因此，FOLIO馆藏管理系统在FOLIO典藏App基础上开发了独立的书目馆藏Apps：详编App和简编App。前者包括HORIZON中上图的馆藏数据，也包括了其他系统数据：家谱联合编目系统、手稿编目系统、报刊装订系统、单机编目系统等。后者则主要是未编文献、作废标准、捐赠资源、非文献类实物等非公开的馆藏数据。
FOLIO的元数据方案遵循微服务的域敏感原则，每个App的数据模型与元素秉承最小化原则，只保留满足本模块功能的核心元素[45]。根据上图馆藏管理需求，详编App元数据模型分层为“书目（Instance）—馆藏/单件（Holding/Item）”，而非FOLIO基座Inventory的“书目（Instance）—馆藏（Holding）—单件（Item）”三层结构。同时，书目、馆藏元素沿用部分原生Inventory元素，删减主题、责任者等类别元素，新改文献资源类型、数字化、附件、捐赠、清点、出入库、注销等。简编App则是更为精简的单层元数据方案。
通过API平台、数据导入等方式，详编App整合了包括HORIZON等多个编目系统数据，数量达到了千万级。为了提高检索性能，遵循FOLIO社区实践，详编App使用Elasticsearch进行索引。使用CQRS（CommandQuery Responsibility Segregation）架构模式，用户发起的读取和写入操作分开处理。数据写入，例如创建、更新或删除由详编App处理。数据查询请求则发送给检索微服务。
详编App是整个FOLIO馆藏管理系统的核心，入藏验收、移库、出入库、清点、剔旧、以及馆藏分析与维护都依赖于详编App的书目馆藏数据。首先，新入藏文献通过验收App验收加工后上架，而数据则通过API平台、或者数据导入方式在验收后插入详编或简编App。上架后的文献因修复、数字化、研究、展览等非流通目的的出入库操作，则通过出入库App操作。出库时，根据编目状态，出入库App从详编或简编获取书目馆藏信息，并同步修改馆藏状态。入库时，则可以根据出入库类型，在同步修改馆藏状态为归还时，把数字化、数据修改、二次编目等业务信息同步到书目馆藏数据库。不同馆藏地之间的文献移库，则通过移库App进行。移库业务是上下游的跨部门操作，需及时发现错送、多送、少送等情况，交接清单比对是重点。移库上游操作时执行馆藏信息、出版年等逻辑校验，并有审核步骤，确保待移库文献符合业务要求。移库下游操作时，支持校验上游操作与审核信息，当有异常情况时给出相应提示。同时，移库App支持根据文献所有权与保管权变更情况选择永久性或临时性移库。现阶段的盘点App只支持上图历史文献的清点业务模式。首先，通过CQL（ContextualQueryLanguage）查询文档获取待清点的书目馆藏数据。随后，导出明细清单进行线下清点。接着，清点结果Excel导入盘点App，经审核后完成清点。最后，清点结果同步到详编或简编App。同移库App类似，剔旧App除了支持上下游清单比对与操作时的多种校验之外，下游还会执行保存本、基藏书库的馆藏补缺校验，确保馆藏完整性。
3.3系统功能：验收App
新书验收入藏是馆藏管理的起点。上海图书馆验收业务的上游部门有采编中心和历史文献中心，下游部门有读者服务中心、专业服务中心、典藏中心、历史文献中心、阅读推广中心。馆藏唯一标识方式有RFID、条码和索书号三种。已编或未编的数据来源有HORIZON、手稿编目系统、家谱编目系统、报刊装订系统和Excel。针对各种情况，验收App提供了对应的解决方案。
条码标识的现代图书，如图7所示，上游采编中心可以在验收App中新建交接批次，然后逐条扫码操作。验收App根据对接系统信息，通过API平台从HORIZON中获取相应的书目与馆藏数据。这一步系统会执行条码重复性、馆藏状态、馆藏地的校验，如有异常信息提示，由系统或人工选择下一步操作。当已插入数据生成交接明细时，也可根据情况，撤销交接数据重新扫码。除逐本扫码操作外，上游也可通过数据导入App选择对应导入模板，将含有条码的Excel导入系统后批量生成交接批次。
相较于上游操作，下游部门的接收与验收操作更加多样复杂。验收App在下游验收批次中通过对接系统、操作类型、编目状态、是否清单比对等字段来判断执行何种验收模式，具体说明如表1所示。
这里以典藏中心基藏书库单次扫码为例进行说明。一般新书验收默认会进行清单比对和馆藏地校验。
（1）下游扫码后，系统会自动校验条码是否重复。
（2）如果不重复，则会校验上游是否有数据。如果没
有数据，会弹出提示框“是否新增”。
（3）如果新增，则系统会通过API平台从HORIZON获取数据，并进行馆藏状态校验。如果是借出，则提示不能进行验收。如果非借出状态，则进行馆藏地校验。
（4）如果馆藏地正确，或者错误提示后人工选择继续验收，则系统生成验收明细数据，并根据“单次扫码”，弹出馆藏数据编辑界面。
（5）用户修改复本号，附件等信息后，保存。系统会校验当前复本号是否连续。
（6）如果复本号连续，则弹出馆藏地、借阅类型、复本号、附件信息提示框，最后确认馆藏信息是否正确。
（7）如果不连续，则提示当前复本号与前一条不连续，是否继续验收。由人工判断是继续验收还是返回修改复本号。
4 经验与反思
FOLIO馆藏管理系统是上海图书馆云瀚平台的首个系统模块。一方面，馆藏管理系统不仅利用云瀚平台技术和业务底座的支撑作用也复用FOLIO社区的LSP基座模块，通过采用相同的底层技术、通讯协议和数据标准，实现与云瀚和社区平台的兼容。
面对文献类型、管理部门、业务系统、标识方式复杂多样的馆藏管理现状，在前期充分的用户调研基础上，FOLIO馆藏管理系统初步实现了上海图书馆馆藏文献从验收入藏到剔旧处置的全流程精准管理。特别是跨部门的文献交接，业务Apps均实现了上下游的清单核对，在数据和操作层面及时发现异常情况。除此之外，验收App已满足对未编或已编文献的上下游交接与验收，如图书、手稿、家谱、标准等；同时，也支持多种操作模式，如RFID批量操作、扫码逐本操作、导入批量操作。出入库App则可以记录馆藏文献数字化、数据修改、展览、修复等非流通的内部业务。移库App支持上下游同批次或跨批次交接模式。清点App实现了历史文献清点业务的清点目录生成、清点结果导入，审核与同步。剔旧App在满足上下游交接审核基础上，还可对保存本和基藏书库的馆藏复本进行补缺校验，及时发现待处置文献中可补缺入藏的复本。
乘着新一轮信息技术变革的东风，以新一代图书馆服务平台为依托，图书馆业务流程正在向着集成化、智慧化、一体化的方向发展[46]。首先，数据治理是保障业务重组的重要环节[29]，即通过建立一个可信赖、高效和可持续的数据管理机制，提供高质量数据以支持图书馆的决策和业务活动。在实现业务数据化后，通过对数据的分析和洞察，驱动业务优化，更进一步地实现数据业务化[47]。其次，体系化是公共图书馆发展的必由之路，智慧图书馆的发展也要走体系化的发展道路[48]。无论是总分馆还是图书馆联盟，都需要积极探索利用新一代图书馆服务平台实现数据驱动的馆藏资源协同管理[49]。
目前，FOLIO馆藏管理系统只是初步实现了馆藏管理的数字化，但在数字化转型乃至方智慧化建设面依旧任重道远。基础功能方面，馆藏管理系统不仅要完善全类型纸质资源的全流程管理，如痕迹追踪、馆藏维护等。并逐步将展览资源、数字资源、口述历史资源等纳入管理流程。更重要的是支持业务全流程的RFID化，实现与自动分拣系统、盘点机器人的深度整合。数据管理方面，馆藏管理系统需要在云瀚平台技术和业务底座基础上，接入数据底座，充分利用平台的数据治理能力，实现数据驱动的业务管理与优化，如在架分析、馆藏资源画像、资源利用分析等。管理模式方面，馆藏管理系统需要在完善系统功能与数据管理能力基础上，通过开发智能调拨App等方式实现动态分级典藏的真正落地。此外，馆藏管理系统还需探索支持上海市中心图书馆的集体馆藏管理与文献信息联合处置。
（参考文献略）