联合铸就辉煌：五校联盟与FOLIO电子资源管理简介
2021年02期 【案例介绍】
本文译自：《FERM-ing up a Strategy for Consortial System Adoption: The Five College Consortium & FOLIO eResource Management》
图片来源：www.fivecolleges.edu
一、介绍
五校联盟由马萨诸塞大学阿默斯特分校和阿默斯特学院、史密斯学院、汉普郡学院、曼荷莲学院四所私立文理学院组成。该非营利性教育联盟成立于1965年，旨在支持成员机构的共同教育目标。自20世纪80年代中期以来，这些机构的图书馆共享一个图书馆自动化系统。本次向FOLIO的迁移是这些学校第四次共同迁移到新的图书馆服务系统。
FOLIO是一个开源图书馆服务平台。它支持传统图书馆资源管理功能，并能很快拓展到提供新的服务。这些应用相互连接的同时允许各个图书馆开发他们自己独特的工作流程。它的发展是来自世界各地的图书馆员、开发人员和供应商之间合作的结果。
我们五所学院是FOLIO的早期实施者，也是EBSCO安装实施和主机托管服务的测试版应用者。我们是FOLIO社区的积极参与者，为各种图书馆系统的功能和服务提供专业意见。在2020年夏天，我们在FOLIO中实施了协议、电子资源馆藏、用户和机构等应用程序，并计划在2022年夏天上线各种应用程序取代目前的ILS。
五所学院共享系统的历史很长，除了技术服务工作的一个领域：电子资源管理（ERM）。几年前，有三个图书馆分别以自我托管的方式实施了最早在圣母大学开发的CORAL ERM系统。自2007年以来，所有五个图书馆都使用相同的链接解析器，但从未在一个共享系统中进行任何ERM工作。这种情况，再加上不同的人员配置和关注重点，导致了追踪许可证、采购、发现和访问的不同方法。即使在我们的共享ILS中，我们也经常采取五种不同的方法来跟踪类似或相同资源的获取。这给我们带来一个问题，即如何以多个图书馆共享单用户的结构迁移到FOLIO。
协调这些不同的ERM方式、记录管理和工作流程的方法，对五所学院的电子资源管理人员提出了一系列独特的挑战，这是在FOLIO其他的应用过程中是未曾经历过的。使系统迁移更加复杂的是，在五个单独的图书馆中缺乏统一的ERM结构。现有的各个委员会仅关注了诸如在共享发现层和在联盟层面购买特定藏品的资源管理主题，而对于大多数授权的电子资源，其生命周期完全由各个图书馆自我管理。在FOLIO项目之前，没有正式的常设委员会从流程上来讨论过ERM，这意味着必须新建一个组织，以便着手成功地迁移（对两所学校来说，是新上线）ERM系统。
二、建立联合社区
为了协调FOLIO ERM模块的应用，2019年5月，五个学院各选出一名成员，成立了 “五校FOLIO电子资源管理工作组”，亦被亲切地称为FERM，每个成员代表了五校在电子资源管理和电子资源整体生命周期的不同方面，以及代表了不同的经验。最初的任务是“就数据转换、数据管理、工作流程、政策和程序相关问题达成共识……并考虑FOLIO内的电子资源生命周期”，该项任务指导我们在主体ILS迁移以后任何ERM都可能采用的设想下开展工作，主体ILS迁移原定于2020年夏天进行。。我们初步考虑在2021年夏天采用ERM，这样我们有充沛的时间来了解FOLIO，计划现有数据的迁移，并确保顺利应用一个仍处于官方测试阶段的产品。
这个漫长的时间表使我们能够在最初的几个月里专注于建立彼此之间的关系，并了解五所学院图书馆是如何开展ERM工作的。这也意味着我们可以在五所学院的FOLIO项目结构中确定我们工作小组的角色，以及明确我们与现有各委员会之间的关系；已有的委员会与我们职责有所重叠，并且在迁移到FOLIO之前就存在。真正唯一存在的专门关注ERM相关主题的委员会是15年前指导五所学院图书馆采用第一个链接解析器的委员会。从那时起，五所图书馆中没有出现任何一个由五校图书馆员组成的、负责协调或支持ERM的委员会团体。曾经存在过一些不同身份的非官方工作组，也正常地通过电子邮件进行沟通，但由于没有一个官方的组织，随着时间的推移，在共享ILS之外的工作也就随时间流逝了。
FERM最初的成员既有在联盟中担任职务不到6个月的人，也有在2006年参与上一次ILS迁移的人，他们掌握了各自图书馆ERM工作的大部分机构知识。这种本地化专业经验的差异意味着，在电子资源故障排除和共享系统学习时，我们必须相互依赖，同时也要认识到个别图书馆因人员退休或职位变动而带来的信息遗失。为了巩固新的合作，我们特别决定每两周在汉普郡学院校园内举行一次会议。
与网络会议或零星的峰会相比，定期的、面对面的会议没有太过正式的要求，这改变了我们这些平时只能通过电子邮件或五校委员会会议才能相互接触的人的状态。我们也会在会议中利用时间，在个人层面上熟悉彼此。我们中的大多数人都会在早上开门之前到达开会的大楼，因此我们进入了一种节奏，一起坐在躺椅上晒太阳，欣赏校园的风景。当会议结束时，我们通常会继续讨论FOLIO以外的话题15-20分钟，然后收拾行李，回到自己的车上。作为工作小组的负责人，我起初担心我们的会议时间过长是不好的促进方式。然而，随着时间的推移，这些关于议程之外的话题的非正式闲谈意味着我们正在建立彼此之间的信任，这直接影响了我们在FOLIO迁移中的工作。
建立一个友好的空间，自由地分享当地的实践，不做任何评判，通过这样的方式，我们可以开始处理困难的工作，将这些工作流程分解成最基本的元素，并使用较新的、非常不同的FOLIO ERM结构重建它们。采用五个独立的词表管理资源，并找到一种方法来处理这个过程并不迅速，也绝对不容易。几个月来，我们专注于了解我们是如何使用共享ILS、链接解析器和发现层，以及在某些情况下如何使用本地ERM系统。我们试图熟悉我们每个人的工作方式，以便我们能够在FOLIO中成功创建新的工作流程。
我们是在FOLIO发布Clover版本的时候开始工作的。当时这个系统对我们来说是全新的，世界上只有一个图书馆在使用。几个工作组成员最近才开始参加FOLIO的ERM特别兴趣小组（SIG）会议，要熟悉这个系统，并用FOLIO来测试我们的数据在新系统中的适应情况，跨越很大。对于一个仍处于活跃和快速发展中的系统来说，缺乏培训及文件是种挑战，而我们这个紧密相连的工作组能够相对轻松地克服这个挑战。通过团队合作，我们能够相互信任，向社区宣传我们的共同需求，教对方如何使用系统中不太熟悉的部分，并在我们做ERM日常工作时相互支持。
三、转变对ERM的认知
我们在Clover版本中开始进行FOLIO ERM工作，Clover是FOLIO的第三个公开发布版本。对于ERM来说，它当时包括以下应用程序：协议、许可和电子资源馆藏。支持的应用程序还包括用户、机构和电子资源使用。任何FOLIO应用者在考虑实施时可以选择全部或全不选。早期的决定是，五所学院将重点关注协议、电子资源馆藏和机构，用户则需要登录。这套特定的应用程序在五所大学创建我们的工作小组之前就已经开发完毕，其格式和理念是基于德国联盟的需求和反馈，并由美国图书馆提供支持。这对我们的联盟来说意味着一个严重的转变，即五个独立的电子资源库由特定机构的工作人员管理。五个学院的每一个图书馆都是独立购买、许可和管理自己的馆藏，只有少量的内容是在联合层面上购买和管理的。这表示着我们需要协调五种关于如何在图书馆之间共享采用FOLIO单用户进行ERM工作的不同想法。这意味着机构、协议、许可以及相关说明和细节的数量将是我们在孤立的ILS和单独的ERM系统中使用数量的五倍。
FOLIO本身也使用了与我们的图书馆完全不同的语言。许多创建系统标题和参考数据的工作都是在美国图书馆广泛参与之前完成的。
像“alliance licenses”这样的短语通常在欧洲用来表示大型机构间的许可交易，而美国联盟不会直接复制使用。然后，FERM不得不探索我们可以用这个系统做什么，如何配置设置以及如何使用参考数据，以确保我们的需求得到最好的满足。FOLIO社区为我们提供了一个途径，让我们在特别兴趣小组会议上表达关切或具体需求，但即使在五所学院中，也经常出现一个图书馆希望功能朝着与另一个图书馆不同的方向发展。这本身要求我们对用系统实现管理电子资源进行根本转变，因为我们现在在产品的开发中拥有发言权，它可以满足我们的需求，而不是对现有系统的缺陷做出反应。很快，我们发现，如果我们一起努力，对希望系统做什么达成共识，那么我们就可以在SIG中更有效地倡导我们的需求，这将导致FOLIO更快的产品化。这项工作强烈地反映了我们的共同愿望：使FOLIO成为一个具有灵活性的开源系统，为我们工作，而不是让我们为系统工作。一个前期的成功案例是：FERM成员与采购工作组的同事合作，倡导用户界面的改进和机构应用程序中记录结构的改变。
作为典型的ILS采购和ERM系统的共有对象，机构（或供应商）带来了挑战，当我们第一次审查应用程序时，我们的迁移时间表发生了改变（后面概述）。FOLIO的数据结构并不总是直观的。重要的联系数据隐藏在几层点击之后，当分享的电子邮件或地址是一个机构而不是某个特定的人时，这些信息不会被优化。在2019年秋季，我们花了几周时间收集用例，解释为什么ERM和采购人员需要查找联系信息，以及哪些信息需要一眼就能找到。我们还讨论了我们共享的ILS的结构如何反映供应商的数据，以及如何在FOLIO中重新安排内容，以便在购买新资源或支付现有资源时能同样快速地访问所需的重要数据。一旦我们作为一个联盟找到了共同点，我们就有机会向资源管理SIG小组介绍我们的情况，幸运的是，许多其他图书馆同意我们提出的建议将解决他们在FOLIO中测试时发现的类似问题。有“用户故事”作为背景的建议沟通方式，能使应用开发团队迅速实现新的功能，改变数据的显示方式，并为Daisy版本推出新的代码。
为了在一个新系统中确定自己的方向，我们开始审查开放的和可配置的参考数据选择列表。许多字段可以进行本地配置，以满足“协议”和“机构”中的本地语言需求。很少有系统默认值存在，也很少有值需要功能驱动，所以我们有相当大的自由度来定义值，如联系人角色、机构类别和角色、注释标题等。在2019年的最后几个月里，为像供应商和内容供应商这样简单的事情确定单一的术语过程占据了时间。在每一个选项列表中，至少有一个人必须为了共享系统而贡献出自己的词汇，这意味着我们都需要重新认识在为管理电子资源所做的记录和行动之间的关系。我们再次依靠对彼此的信任，在必要时做出让步，以找到一个折中方案，使每个人都有所收获。抛开高度个性化的过程，共同致力于一个共享系统，这是我们迄今为止在FOLIO中取得的最大成就之一。
另一个障碍是如何在FOLIO中实现将内容分组管理。该系统假定你可以在没有订单的情况下使用ERM，而我们在上线时就会这样做，因此我们必须协调在ILS订单、CORAL ERM资源记录和许可证中的资源分组方法，或作为知识库包与FOLIO独特的全新结构进行协调。有一段时间，我们担心无法就如何管理内容达成一个共识，或者说，如果不这样做，我们就没有实现我们共同的原则之一，即”……标准化、精简和改进最佳实践。”随着FERM继续研究最佳实践方式，我们发现，作为五个独立的拥有不同人员配置和ERM方式的图书馆，FOLIO的灵活性将使我们在需要时保留独特的工作流程，同时也使我们有机会通过共享一个ERM系统来调整一些做法。最后，我们发现，在整个联盟中没有管理内容的 “最佳”方法，在某些情况下，每个图书馆可能不得不以不同的方式管理同一资源，这取决于它在当地的许可方式或它的支付方式。
四、压力过后的成功
在我们应用FOLIO的过程中，FERM面临了两次意外改变。我们最初的在ILS迁移之后执行ERM的时间计划在2019年10月突然改变。由于FOLIO最小可行产品中缺少对单用户多图书馆联合应用至关重要的功能，五所学院做出决定，首先迁移ERM，并将时间周期从一年半左右缩短到十个月左右。虽然很伤脑筋，但这个时间计划的调整最终被认为是正确的，因为FERM觉得将FOLIO的ERM系统上线比FOLIO替代现有ILS更有把握。我们当时也觉得，我们相互依赖的能力意味着我们可以驾驭这种突然的变化，并成功地应用该产品。我们也开始同时进行链接解析器的迁移，因为电子资源馆藏应用程序可以直接反映FOLIO内部自带的EBSCO知识库的内容。
时间计划的改变加快了具体工作的步伐，例如挑选列表的数据值以及围绕如何在FOLIO中最好地管理内容的对话等。但更多地我们期望能够更悠闲地审查现有记录，看看哪些我们想自动导入FOLIO，哪些我们想在系统中手动生成。对于 CORAL 用户来说，FOLIO 的灵活性意味着在大多数情况下，我们现有的许多记录实际上可以被导入，这将使我们专注于那些现有系统中难以管理的边缘案例，并看看是否有更好的方法使 FOLIO 能够处理这些资源。其余两个没有使用CORAL的图书馆将能够在上线后的几个月内手动处理首次采用ERM系统的问题，而不需要替换已有功能。
2020年3月，第二次意外打断了我们的有条不紊，当我们因COVID-19疫情而突然过渡到远程工作时，离计划的迁移只有五个月的时间。还有几个月的时间，我们要在支持远程学习、大量客户的故障排除、新电子资源专辑的大量采购、及8月底上线的时间表等各项事项之间进行优先度权衡。虽然我们最初想重新设计我们的一些工作方式，但我们决定，为了在2020年夏天实现迁移，我们将减少手工记录的数量，而将更多的现有内容导入FOLIO，并在上线后进行清理。我们还特别将我们的链接解析器迁移工作推迟了一年多，这样我们就不需要专门花费时间用于FOLIO迁移的远程支持。
时间计划改变再加上疫情，意味着我们处理迁移的速度得加快。虽然仍然是每两周开一次会，但我们能够在去年夏天和秋天所做的工作的基础上，对我们目前的ERM实践进行评估，并配置FOLIO，以启动五个学院中三个图书馆的CORAL到FOLIO的迁移。在疫情期间的第一个夏天，我们与五所学院的系统协调员和EBSCO的FOLIO托管服务专家合作，从CORAL中提取尽可能多的相关数据，导入到FOLIO协议中，从而保证ERM的进展。这些数据可能只有存储在CORAL中的实际数据的一半，这导致需要在FOLIO中手动重新创建机构和协议之间的关系，并手工输入到非特定位置。虽然令人失望，但这是一个必要的步骤。现实中，由于FOLIO的建立是为了包括ILS功能和与一些知识库的整合，更多不可知的CORAL结构不能被完美复制。虽然五所学院仍在等待ILS的替换功能上线，但我们已经基本能够将ERM转移到FOLIO中，这样一旦ILS迁移，我们就可以着手将订单和目录内容联系起来，从而在整个图书馆服务平台上创建一个统一的ERM。
在我们使用FOLIO的第一年，我们花了很多时间来清理从CORAL导入的记录或手动创建ILS数据的记录。在我们的工作中，我们发现有几个粗糙的地方，FOLIO中没有任何字段或注释可以标注出ERM工作的关键数据点。FOLIO的灵活性再次为我们提供了一个机会，采用了本地化设置来满足需求，而不是等着社区的改进。我们在如何记录资源的URLs、认证方法和同步用户限制等方面达成了共识。为了能够在一个包括四个图书馆的数据系统中舒适地工作，我们通过持续地沟通交流，进行了参考数据的修订，引入了命名记录和记录某些内容的最佳做法，这些数据每个图书馆都可以查看，但不可操作。
五、总结
我们成功迁移到FOLIO的因素最重要的不是映射记录、加载数据或创建系统菜单，而是在五所学院内为从事ERM的图书馆员创建了一个社区。通过创建FERM并花时间在彼此之间建立信任，我们形成了一种共同的目标感，这种目标感为我们在过去两年中的每一次讨论和决定提供了依据。这种信任使我们在尊重各个图书馆需求的同时，尽可能地将我们的ERM实践标准化，并使我们能够公开交流，相互学习，使我们的本地工作流程变得更好。强大的社区使我们能够经受住开发周期和COVID-19疫情导致的时间表的变化，并意味着我们可以在迁移中相互支持，平衡处理馆员们在2020年和2021年遇到的许多需要竞争性抉择的事项。我们之所以能成功地应用FOLIO ERM，归功于我们能在时间计划表发生变化的几个月前就打好了这个坚实的基础，使得联盟能够遵守共同故障排除、集体决策和直接沟通的电子资源管理规范。